Automatische Nachrichten beim Ticketing: Mehr Service, weniger Aufwand

Wer Events wie Konzerte, Brunches, Gala-Dinners, Kurse oder Theaterveranstaltungen organisiert, weiss: Der reibungslose Ablauf beginnt lange vor dem eigentlichen Event und hört erst bei einer gelungenen Nachbereitung auf. Automatische Nachrichten an Teilnehmer bieten Veranstaltern eine einfache und effiziente Möglichkeit, ihre Gäste zu jedem Zeitpunkt perfekt über den Event zu informieren und wertvolles Feedback einzuholen – und das ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

In diesem Blog erfahren Sie, wie automatische Nachrichten Ihre Organisation erleichtern, das Kundenerlebnis verbessern und welche Möglichkeiten Sie nutzen können, um Ihre Teilnehmer optimal zu erreichen.

Inhalt auf einen Blick

Was sind automatische Nachrichten und wie funktionieren sie im e-guma Ticketsystem?

Automatische Nachrichten sind personalisierte Mitteilungen, die nach dem Ticketkauf automatisch an die Teilnehmer versendet werden. Diese Nachrichten bieten Veranstaltern die Möglichkeit, ihre Gäste vor, während und nach dem Event gezielt zu informieren – ganz ohne manuellen Aufwand. Dazu gehören etwa Bestätigungen nach dem Ticketkauf, Erinnerungen kurz vor dem Event oder Dankesnachrichten im Nachgang. Automatische Nachrichten sind im besten Fall ein zentraler Bestandteil einer nahtlosen und professionellen Kommunikation mit Ihren Gästen.

Automatische Nachrichten in e-guma

Mit der Funktion für automatische Nachrichten können Sie Mitteilungen im e-guma Ticketsystem individuell anpassen und an festgelegten Zeitpunkten direkt aus dem System versenden. Dabei greift das System auf die bei der Ticketbuchung hinterlegten Kundendaten zurück, um die Nachrichten perfekt auf den jeweiligen Teilnehmer abzustimmen.

Der Help-Artikel Automatische Nachricht an Teilnehmer zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese Funktion aktivieren und optimal nutzen können.

Die Vorteile von automatischen Nachrichten: Warum auch Sie darauf setzen sollten!

Automatische Nachrichten sind weit mehr als eine organisatorische Erleichterung. Sie tragen entscheidend dazu bei, das Kundenerlebnis zu verbessern, Ihre Marke zu stärken und neue Umsatzpotenziale zu erschliessen. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

• Effiziente Kommunikation
  Teilnehmer erhalten genau die Informationen, die sie benötigen – zur richtigen Zeit. Ob Einlasszeiten, Hinweise zur Anreise oder Erinnerungen: Die Kommunikation ist immer punktgenau und erspart Rückfragen.
• Persönlicher Service ohne Mehraufwand
  Trotz Automatisierung wirken Nachrichten persönlich, da sie auf den jeweiligen Event zugeschnitten werden können. Dies schafft Vertrauen und eine stärkere Bindung zum Veranstalter.
• Pre-Arrival & After-Stay Mails
  Automatische Nachrichten vor und nach dem Event bieten Ihnen die Chance, Ihre Gäste auf eine einzigartige Customer Journey mitzunehmen:
  – Vor dem Event (Pre-Arrival): Bereiten Sie Ihre Teilnehmer mit personalisierten Nachrichten optimal vor. Teilen Sie Informationen zu Anreise, Wetterhinweise (z. B.  « … denken Sie daran eine warme Jacke mitzubringen»), dem Dresscodes oder besonderen Highlights und wecken Sie Vorfreude. Weiter können Sie zum Beispiel auf attraktive Gastro- oder Übernachtungsmöglichkeiten hinweisen, die Ihren Eventbesuch perfekt abrunden.
  – Nach dem Event (After-Stay): Nutzen Sie diese Gelegenheit, um sich bei Ihren Gästen zu bedanken und Feedback einzuholen (bitten Sie zum Beispiel um eine Google Bewertung). Solche Mails hinterlassen nicht nur einen positiven Eindruck, sondern fördern auch die langfristige Bindung.
• Reduzierung von No-Shows
  Teilnehmer, die vorab informiert und erinnert werden, sind weniger geneigt, ihre Teilnahme zu vergessen. Dies minimiert Ausfälle und sorgt für besser kalkulierbare Kapazitäten.
• Nachhaltiger Eindruck
  Auch nach dem Event können Sie mit einer Dankesnachricht oder Feedbackanfrage punkten. So hinterlassen Sie bei Ihren Gästen einen bleibenden positiven Eindruck und öffnen die Tür für zukünftige Interaktionen.
  

Welche Informationen können Veranstalter über automatische Nachrichten teilen?

Automatische Nachrichten sind vielfältig einsetzbar. Hier ein paar Beispiele:

• Vor dem Event:
  • Begrüssungsmail mit Details zum Event (Zeit, Ort, Parkmöglichkeiten)
  • Erinnerung an den Event (z. B. einen Tag vorher)
  • Hinweise zu speziellen Anforderungen (z. B. Dresscode, Einlass-Regeln)
• Nach dem Event:
  • Dankesnachricht für die Teilnahme
  • Bitte um Feedback oder Bewertungen

Wie einfach ist die Umsetzung von automatischen Nachrichten beim Ticketing mit e-guma?

Das e-guma Ticketsystem macht es Veranstaltern leicht, automatische Nachrichten zu erstellen und zu verwalten. Mit wenigen Klicks können personalisierte Texte hinterlegt werden, die automatisch zum passenden Zeitpunkt an die Teilnehmer versendet werden. So sparen Sie Zeit und können sich auf das Wesentliche konzentrieren – die Gestaltung eines gelungenen Events.

Fazit

Automatische Nachrichten bieten eine ideale Kombination aus Effizienz und Kundenbindung: Sie sorgen für eine reibungslose Organisation und stärken gleichzeitig die Beziehung zu Ihren Gästen. Mit dem e-guma Gutschein- und Ticketsystem setzen Sie auf ein Tool, das Ihnen Arbeit abnimmt und das Kauf- und Eventerlebnis Ihrer Teilnehmer perfekt abrundet.

Haben Sie Fragen oder möchten mehr erfahren? Gerne unterstützen wir Sie dabei, das Beste aus Ihrer Event-Kommunikation herauszuholen.