« e-guma facilite considérablement le travail de nos collaborateurs. »

De nombreux établissements d’hôtellerie et de restauration sous-estiment le potentiel d’un système de billetterie et pensent qu’il n’est adapté qu’aux grandes manifestations. Mais l’Einstein de St.Gallen montre de manière saisissante combien un tel système peut être efficace pour l’organisation d’événements plus modestes, comme une soirée Wine & Dine à Noël, un gala de Nouvel An ou des ateliers cocktails.

Dans un entretien, Marzia Zeqiraj, Marketing Manager de l’Einstein St.Gallen, nous explique comment le système de billets e-guma réduit considérablement les dépenses opérationnelles tout en offrant aux client·es une expérience événementielle sans faille.

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L’hôtel Einstein St.Gallen en quelques chiffres

Entretien avec Marzia Zeqiraj, Marketing Manager de l’Einstein St.Gallen

Madame Zeqiraj, quels sont pour vous les plus grands défis que doit relever un hôtel proposant des événements ?

« Le plus grand défi réside dans le fait que les gens agissent aujourd’hui de manière beaucoup plus spontanée qu’il y a quelques années, et s’inscrivent souvent aux événements en dernière minute. »

Quels sont les événements spéciaux que vous proposez pour la période de Noël et du Nouvel An ?

« La veille et le jour de Noël, Sebastian Zier et Richard Schmidtkonz présentent midi et soir un menu exquis à sept plats. Des vins sélectionnés pour leur accord parfait avec les mets complètent cette expérience culinaire. Nous proposons également un menu spécial Noël au Bistro St.Gallen. Pour la Saint-Sylvestre, nous vous invitons à trois événements spéciaux : un menu gastronomique festif à 8 plats, une fondue chinoise conviviale au Bistro St.Gallen et un élégant bal dansant avec musique live et un menu de choix à 5 plats. »

À quoi faites-vous particulièrement attention lors de la préparation de vos événements de Noël et du Nouvel An ?

« Lorsque nous préparons nos événements de Noël et du Nouvel An, nous accordons une importance majeure au fait d’offrir un moment inoubliable accompagné d’un repas exquis. Par expérience, nous savons que notre clientèle apprécie surtout la musique live et la présence d’une piste de danse spacieuse lors du bal de la Saint-Sylvestre. »

Comment gériez-vous vos événements avant l’introduction du système de billets e-guma et qu’est-ce qui a changé depuis ?

« L’utilisation d’e-guma a permis de réduire considérablement la charge de travail en automatisant de nombreux processus. Avant, nous devions nous débrouiller avec des listes Excel fastidieuses ; maintenant, tout est centralisé et clairement disponible dans un seul système. Nous avons toutes les coordonnées des client·es sous les yeux et les prélèvements manuels par carte de crédit n’ont plus lieu d’être. L’ensemble du processus est désormais beaucoup plus efficace pour tous les services impliqués. Les collaborateurs peuvent à tout moment accéder de manière autonome aux listes de participants aux événements, sans dépendre d’un service interne spécifique. »

Billetterie d’événements

Comment se passe la saisie de vos événements dans le système de billets e-guma ?

« La saisie des événements dans le système de billets e-guma est simple et efficace. Différents paramètres peuvent être définis individuellement pour chaque événement. Les événements récurrents peuvent être copiés facilement, ce qui nous évite de devoir saisir à nouveau toutes les données à chaque fois. De plus, nous pouvons entièrement personnaliser le front-end pour qu’il réponde à notre charte graphique. »

Comment e-guma vous aide-t-il à mettre en place vos ateliers cocktails si prisés ?

« Grâce à e-guma, nous pouvons mettre facilement nos ateliers cocktails en ligne et gérer efficacement la vente de billets. Le jour de l’événement, nous n’avons plus qu’à télécharger la liste des participants et la comparer avec les billets que l’on nous présente. Si un changement de réservation est nécessaire, e-guma permet de le faire simplement et rapidement. »

Comment faites-vous la promotion de vos événements de Noël et du Nouvel An ?

« Nous utilisons une combinaison de canaux incluant notre site web, les réseaux sociaux, des newsletters, des annonces dans la presse et des écrans en interne pour promouvoir efficacement nos événements de Noël et du Nouvel An. »

Comment gérez-vous les annulations ? Existe-t-il des remboursements ?

« Nous fixons un délai jusqu’auquel les billets peuvent être annulés et remboursés sans frais. e-guma permet également de transférer très facilement des billets vers un autre événement. »

Vaut-il la peine d’utiliser un plan de salle et en quoi cela facilite-t-il l’organisation d’un événement ?

« Notre expérience du plan de salle e-guma est extrêmement positive. Pour la St. Galler Comedy Nacht, spectacle comique que nous organisons pour la deuxième fois déjà, le plan de salle s’avère être la solution idéale. Il permet à nos invités de choisir eux-mêmes leur place lors de la réservation de leur billet – un souhait souvent exprimé lors de ce type d’événements. En tant qu’organisateurs, le plan de salle présente l’avantage supplémentaire de pouvoir bloquer à l’avance des places, par exemple pour les sponsors ou les invités VIP. »

Réservation à la place près grâce au plan de salle

À qui recommanderiez-vous e-guma ?

« À toutes les entreprises du secteur touristique qui souhaitent automatiser leurs processus et les rendre plus efficaces. e-guma nous offre de nombreux avantages, car il nous permet de tout gérer de manière centralisée au sein d’un seul système et de consulter les informations sous forme groupée au même endroit. Cet outil convivial facilite considérablement le travail de nos collaborateurs, qui peuvent ainsi se consacrer à d’autres tâches. »